Rotina de folha: pontos de atenção para o empregador

Contratar é sinal de crescimento, mas também traz responsabilidades. A folha de pagamento envolve prazos, encargos e informações que precisam ser enviadas corretamente ao governo pelo eSocial. Pequenos descuidos se acumulam e podem virar multas, autuações ou ações trabalhistas.

Veja os principais pontos de atenção em cada etapa da relação de trabalho.

Na admissão

• Registro antes do início: as informações do novo empregado devem ser enviadas ao eSocial até o dia anterior ao início do trabalho.
• Exame admissional: o atestado de saúde ocupacional (ASO) é obrigatório antes do início das atividades.
• Carteira de trabalho digital: o registro é feito eletronicamente a partir das informações enviadas ao eSocial.
• Contrato de trabalho: defina cargo, salário, jornada e local. O contrato de experiência pode durar até 90 dias, com uma prorrogação dentro desse limite.
• Vale-transporte: o empregado informa se vai usar, e a empresa pode descontar até 6% do salário-base.

Jornada e horas extras

• Jornada padrão: até 8 horas por dia e 44 horas por semana, salvo regras diferentes em acordo ou convenção coletiva.
• Horas extras: no máximo 2 por dia, com adicional mínimo de 50% sobre a hora normal.
• Adicional noturno: para trabalho urbano entre 22h e 5h, de pelo menos 20%, com hora noturna reduzida.
• Controle de ponto: obrigatório para empresas com mais de 20 empregados, mas recomendável para todas, porque é a principal prova em uma discussão trabalhista.
• Banco de horas: precisa de acordo formal. Sem ele, as horas extras devem ser pagas.

A rotina mensal

Quanto custa um empregado

Além do salário, a empresa paga encargos que variam conforme o regime tributário:

• FGTS: 8% da remuneração, em todos os regimes (2% para aprendizes).
• INSS patronal: para empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, cerca de 20% da folha, mais RAT (de 1% a 3%, conforme o risco da atividade) e contribuições a terceiros. No Simples Nacional, a contribuição patronal já está incluída no DAS, exceto para as atividades do Anexo IV.
• Provisões: férias com o adicional de um terço e 13º salário equivalem a cerca de um salário e um terço a mais por ano, e devem ser reservados mês a mês.

Do salário do empregado, são descontados o INSS (com alíquotas progressivas) e, conforme o valor, o Imposto de Renda. Desde 2026, quem ganha até R$ 5 mil por mês fica, na prática, isento do IR, graças ao redutor criado pela Lei 15.270/2025.

Férias

• A cada 12 meses de trabalho, o empregado tem direito a 30 dias de férias, que devem ser concedidos nos 12 meses seguintes. Fora desse prazo, a empresa paga em dobro.
• O aviso deve ser dado com pelo menos 30 dias de antecedência.
• O pagamento, com o adicional de um terço, deve ser feito até 2 dias antes do início das férias.
• Com a concordância do empregado, as férias podem ser divididas em até três períodos: um de pelo menos 14 dias e os outros de pelo menos 5 dias cada.
• O empregado pode converter um terço das férias em dinheiro (abono pecuniário).

13º salário

A primeira parcela deve ser paga até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro. Na segunda parcela, são descontados o INSS e o Imposto de Renda sobre o valor total. Empregados admitidos durante o ano recebem proporcionalmente aos meses trabalhados.

Na rescisão

• Prazo de pagamento: as verbas rescisórias devem ser pagas em até 10 dias após o término do contrato. O atraso gera multa equivalente a um salário.
• Aviso prévio: de 30 dias, com mais 3 dias por ano trabalhado, até o máximo de 90 dias.
• Multa do FGTS: de 40% sobre o saldo, na dispensa sem justa causa. No acordo entre as partes, a multa é de 20% e o empregado pode sacar até 80% do FGTS.
• Exame demissional e envio das informações ao eSocial fazem parte do processo.

O tipo de desligamento muda bastante os valores devidos. Confirme o cálculo antes de comunicar a decisão ao empregado.

Erros que mais geram problemas

• Pagar parte do salário “por fora”, sem registro em folha.
• Deixar o empregado trabalhar antes do registro no eSocial.
• Usar banco de horas sem acordo formal.
• Não controlar a jornada e as horas extras.
• Conceder férias fora do prazo e ter de pagá-las em dobro.
• Ignorar as regras da convenção coletiva da categoria, como piso salarial e benefícios.

Como a contabilidade ajuda

O departamento pessoal cuida do cálculo da folha, das guias, dos envios ao eSocial e do controle de férias, prazos e reajustes da convenção coletiva. Para o empregador, sobra o que realmente importa: gerir a equipe.

A Lastro Contábil conduz a rotina de folha dos clientes, do cadastro do colaborador ao fechamento mensal. Se quiser organizar o departamento pessoal da sua empresa, fale com a nossa equipe.

As regras trabalhistas podem variar conforme a convenção coletiva de cada categoria.